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Actualmente las herramientas de BI (Business Intelligence por sus siglas en inglés) han tomado mayor relevancia, debido a los grandes volúmenes de información disponibles y al acceso tanto de marcas globales como locales.

Lo anterior se debe a dos factores:

  •    Relevancia de la información en la toma de decisiones e inteligencia de cualquier negocio.
  •    Disminución de costos y accesibilidad a la tecnología en todos los ámbitos.


Aún con esto, muchas empresas enfrentan el dilema de identificar si la inversión –tanto económica como de recursos humanos– para su puesta en marcha y uso, son adecuados y si se está haciendo la elección correcta.

La definición incorrecta de los requerimientos del negocio o la pérdida de vista de los mismos, puede causar que se elija un sistema de reportes que presente estadísticas no accionables. Esto ocurre cuando quienes toman las decisiones pierden la visión global de las necesidades de la empresa y se dejan llevar por características o aspectos visuales de la herramienta que pueden no ser necesarias.

En general, todas las herramientas BI –bien implementadas– pueden traer mejoras al negocio; sin embargo, decidir cuál es la ideal para tu organización no es un paso sencillo, aún más cuando hay tantas opciones en el mercado.

Por ello, a continuación te damos 3 consejos para que puedas tomar la mejor decisión, ya sea porque estás pensando en implementar una solución de BI o porque ya la tienes:

 

1. Simplicidad y adopción, combinado con la capacidad de las áreas técnicas al interior

Se debe evaluar a través de demos y periodos de prueba –que actualmente ofrecen las principales herramientas y tecnologías– la simplicidad en el uso de la plataforma, tanto para el personal de sistemas como para el usuario final.

Algo muy común, es que la implementación del sistema puede requerir gran cantidad de horas de consultoría y recursos enfocados a agregar o cargar la información que el BI explotará. Por lo que la tendencia hoy, es que un BI busque simplificar estos dos puntos, pensando en que no todas las empresas tienen la misma capacidad técnica al interior de sus estructuras.

 

2. Capacidad del BI para potenciar la información y análisis a todos los niveles de la compañía (No sólo funcionar como una base de datos)

Al hablar de una herramienta de BI no solo hablamos de un sistema de información, sino de un sistema integral para la toma de decisiones.

El objetivo no es solo que la organización tenga acceso a la información, sino que todas las áreas adopten la solución, facilite su trabajo y mejore la operación en general.

No es extraño encontrar compañías donde los usuarios utilizan excelentes herramientas solo como bases de datos para extraer información, y continúan haciendo de forma manual sus propios reportes y análisis.

Si bien resulta positivo que tus usuarios utilicen una sola fuente de información –eliminando con esto el uso de información dispersa–, seguramente no deseas que su tiempo y recursos se destinen a la elaboración y análisis de múltiples reportes que se duplican entre áreas o equipos de trabajo.

Es importante que previo a la implementación los usuarios reconozcan el potencial y valor que la solución BI les brindará. Esto puedes lograrlo con demos de prueba que integren adecuadamente las necesidades de todas las áreas y niveles.

 

3.  Adopción de la herramienta por parte de los usuarios del sistema

En ocasiones los usuarios simplemente no adoptan la herramienta y ésta, desafortunadamente, se convierte en un recurso desaprovechado que puede ser percibido como una mala inversión.

Sin embargo, la falta de adopción de los usuarios no necesariamente implica que hayas seleccionado una mala herramienta.

Esto puede tener distintas causas, como: la falta de capacitación, resistencia al cambio o una percepción sin fundamentos por parte de los usuarios de que la información es poco confiable.

Puede ser de utilidad que el nuevo sistema sea legitimado o “promocionado” por figuras de autoridad dentro de la organización, para que favorezca su asimilación dentro del equipo de trabajo.

La curva de aprendizaje y capacidad de adaptación son condiciones normales que deben tomarse en cuenta al evaluar el desempeño de tu BI.

El proceso de selección de una herramienta de BI no es sencillo y comúnmente se ve afectado por factores directos e indirectos que influyen no solo en su selección sino en el correcto aprovechamiento por parte de la empresa.

Sin duda la cultura organizacional juega también un papel fundamental para el éxito de toda implementación.

Considera que no existen herramientas mejores o peores, sino soluciones para cada requerimiento y organización.  Lo importante es tener claro cuáles son tus objetivos –para qué se quiere poner en marcha el proyecto y por ende, cuál debe ser su alcance– y no perder la imparcialidad al comparar las distintas opciones a tu alcance.

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